• Resumé af projektet
• Organisationsændringer
• Idegrundlag
• Økonomi
• Lokaler
• Projektets gennemførelse
• Nye tekniske løsninger

Organisationsændringerne er nødvendige fordi:

Bibliotekets arbejdsprocesser har ændret sig så radikalt at organisationen er utidssvarende.

Kravene til bibliotekpersonalets viden om ny informationsteknologi er så omfattende at der må opbygges en organisation hvor intern efteruddannelse og læring i teams er det centrale.

Betjeningen kan foregå mere rationelt hvis antallet af betjeningssteder reduceres, og bemandes med teams sammensat af personale med forskellig uddannelsesbaggrund.

Der er brug for hele personalet til publikumsbetjeningen når både de traditionelle opgaver og en række nye opgaver skal udføres som følge af den ny informationsteknologi.

Sygefravær på grund af det fysiske arbejdsmiljø er et stigende problem. Det kan i vid udstrækning løses ved at lade publikum selv notere materialerne i automater.

Udvalget om Biblioteker i Informationssamfundet (UBIS) indstiller at alle materialer ligestilles på bibliotekerne. Udvalgets betænkning forventes at danne grundlag for en ny bibliotekslov. Det betyder investeringer i video, cd-rom, musik, edb og internet. Biblioteket har allerede foretaget nogle af disse investeringer, men det er sket på bekostning af andre dele af virksomheden. Generelt er bibliotekets økonomiske muligheder blevet ringere op gennem 90’erne. Biblioteket kan og skal selv bidrage væsentligt til at løse de økonomiske problemer ved at rationalisere, hvor det er muligt.

Siden tilbygningen til hovedbiblioteket blev taget i brug i 1978, er bibliotekets materialebestand vokset, biblioteksvirksomheden har udviklet sig og stiller nye krav til lokalerne og deres indretning:

Biblioteket rummer i dag omkring 70.000, eller ca. 20% flere materialer end i 1978.

Publikum bruger mere edb-udstyr på stedet. P.t. er der 30 edb arbejdspladser men behov for flere.

Bøgerne i magasinerne udnyttes for lidt, og det tager for lang tid at ekspedere i samlingerne.

Småbørnshjørnet og arrangementslokalet er blevet for småt i forhold til benyttelsen.

Ombygningen omfatter at:

Voksenudlånet, musikafdelingen, læsesalen, børnebiblioteket, administrationen og ekspeditionen nedlægges, og der oprettes fire nye hovedområder: oplevelse, viden, børn og information/administration.

Stueetagen i den gl. bygning inddrages til publikumsarealer, som derved forøges med 300 m2.

Kontorerne flyttes ud til publikumsområderne og til 1. sal over børnebiblioteket.

Arrangementslokalet flyttes til en del af læsesalen.

Realisering af projektet omfatter foruden ombygning af hovedbiblioteket. Anskaffes af udstyr til selvbetjening og sortering og indarbejdes af nye arbejdsrutiner.

Biblioteket financierer selv 1,4 mio. kr. til uddannelse og sorteringsanlæg over sin økonomiske decentralisering.

Det er muligt at tilbagebetale denne investeringen ved at udnytte noget af rationaliseringsgevinsten til en personalereduktion. Personalereduktionen vil ske ved ikke at genbesættes en vakant stilling, der p.t. er besat med en vikar.

Der er afsat 1,1 mio. kr. i 1999 budgettet og 1,1 mio. kr. i overslagsåret 2000 til ombygning af biblioteket.

Biblioteket ser ikke andre muligheder end at det samlede anlægsbeløb investeres i 1999, og biblioteket får en midlertidig tilladelse til at overskride rammerne for sin økonomiske decentralisering indtil år 2000.

Projektet hviler økonomisk på prisreduktion som led i udviklings- og introduktionsaftaler med leverandørerne. Disse fordelagtige økonomiske muligheder eksisterer kun hvis hele projektet gennemføres i 1999.

Bibliotekets nuværende organisation er i opbrud, og har været det siden projektet blev kendt. Også derfor er det nødvendigt at projektet kommer til afslutning medio 1999.

Biblioteket har siden slutningen af 80erne satset på udvikling af administrative edb-systemer og ny informationsteknologi og været førende på området.

Denne satsning har betydet, at biblioteket er ved at forlade den traditionelle organisation, og er på vej over i hvad der er blevet kaldt "Den lærende organisation".

Udviklingsprojekter har været knyttet til arbejdsgrupper med en høj grad af selvstyre, og afdelingerne har i stadig højere grad fået ansvar for deres egne mål og økonomi. Nogle afdelinger har været organiseret så både det tekniske arbejde, publikumsvejledning, og udnotering af materialer har været under samme ledelse.

Dette er kommet til at stå som en ideel model, hvor arbejdsopgaverne kan varetages af alle efter det øjeblikkelige behov, i modsætning til samlebåndsorganisationen, hvor alle er låst fast i forholdsvis små arbejdsområder med høj ekspertise, ensformighed, manglende fleksibilitet og markante faggrænser.

De efterfølgende forslag bygger på en model, hvor alle tekniske funktioner er lagt ind under publikumsområderne.

I teorierne om Den lærende organisation har biblioteket fundet en organisationsmodel, der er udformet for at imødekomme behovene i informationssamfundet, og som harmonerer godt med bibliotekets egne erfaringer.

Den lærende organisation er kendetegnet ved, at personalets viden, kreativitet og kompetence betragtes som organisationens vigtigste værktøjer.

Viden er ikke konstant, den opbygges, forældes og opbygges igen, i et stadigt hurtigere tempo.

Viden og kompetence kan i høj grad opbygges ved samarbejde på tværs af alle grænser i teams. At fungere i teams er ikke nødvendigvis noget alle kan, det skal først læres.

Der gennemføres en uddannelse i Den lærende organisation af 14 dages varighed for hele personalet i 1999. Ledergruppen modtager en længere uddannelse, og der uddannes 2 fra personalet som interne instruktører.

Som følge af rationaliseringen frigøres personale, der vil kunne efteruddannes til at deltage i de nye aktiviteter, som er forudsat i UBIS-udvalgets betænkning. Udvalget nævner blandt andet:

• udvælge informationskilder på netværk

• vurdering og sikring af kvalitet i udbuddene

• vejledning, rådgivning, og undervisning i nye IT-medier
• indeksere informationer i lokale netværk
• udvikling af interaktive hjemmesider
• opbygning af databaser over links
• design af brugergrænseflader

Efteruddannelsen vil foregå som interne kurser. Det er derfor nødvendigt at opbygge en intern kursusorganisation.

En væsentlig del af efteruddannelsen vil bedst kunne foregå i form af en proces, hvor personalet arbejder sammen i teams. Dette harmonerer fint med bibliotekets planer om at arbejde med Den lærende organisation.

Den overordnede styring foregår gennem udarbejdelse af et fælles værdigrundlag og løbende målinger af om biblioteket lever op til dette værdigrundlag. Biblioteket har valgt Etisk regnskab som redskab til sådanne målinger.

I samarbejde med EKL-consult er der i efteråret 1997 foretaget spørgeskemaundersøgelser af både brugernes og personalets vurderinger af bibliotekets virksomhed, og i løbet af efteråret 1998 vil det første etiske regnskab for biblioteket blive udarbejdet.

Det er biblotekets erfaring at et højt informationsniveau er en forudsætning for kreativitet og for at skabe forandringer og nye tilbud til brugerne. Derfor har biblioteket i 1997 udviklet et Intranet, hvor dagsordener, beslutninger, mødereferater, rapporter, debatter m.m. gøres tilgængelige for alle i et elektronisk tovejs kommunikationssystem.

Flere medarbejdere lider af forskellige ergonomisk betingede sygdomme i en sådan grad at der bliver tale om langtidssygemeldinger, hvis intet foretages.

Når biblioteket indfører selvbetjening af udlån og aflevering af materialer, kombineret med automatisk grovsortering af afleverede materialer, fjernes det mest belastende fysiske arbejde.

Bibliotekets økonomiske muligheder er siden midten af 80erne blevet stadig dårligere. Siden 1989 er driftsbudgettet reduceret med 11% i faste priser. Hertil kommer udhuling af økonomien ved prisstigninger på bøger som har ligget langt ud over den almindelige prisfremskrivning. Også i forhold til de byer Silkeborg normalt sammenligner sig med, er biblioteksudgifterne reduceret i de senere år .

Hvis serviceniveauet på de traditionelle områder skal opretholdes og der samtidig skal anskaffes nye medier og personale til udnyttelse af den ny informationsteknologi, kræver det at der tilføres flere midler til biblioteket, eller at der foretages en omfattende omprioritering.

I projektet foreslås det at biblioteket:

indfører apparatur til registrering af udlån og aflevering, der kan betjenes af publikum.

anskaffer sorteringsanlæg til afleverede materialer

reducerer antallet af betjeningssteder, så vagtdækningen kan reduceres i mindre travle perioder, og i højere grad tilpasses det øjeblikkelige behov.

indrettes med åbne magasiner, så publikum i højere grad kan betjene sig selv.

Siden tilbygningen til hovedbiblioteket blev taget i brug i 1978, er materialebestanden vokset hvert år, og biblioteksvirksomheden har udviklet sig - og udvikler sig stadig - på en lang række områder, der stiller nye krav til lokalerne og deres indretning.

Biblioteket rummer i dag omkring 70.000, eller ca. 20% flere materialer (bøger, plader, bånd, cd'ere o.s.v.) end i 1978.

For at begrænse nettotilvæksten til et minimum er der foretaget omfattende kassationer af materialer der benyttes sjældent.

For at få plads til materialerne står reolerne i dag tættere, og der er fjernet 28 siddepladser i voksen-udlånet.

4.3. Arbejdspladser til nye medier

Publikum bruger mere edb-udstyr på stedet, til:

søgning i bibliotekets materialebestand

informationssøgning på Internettet

informationssøgning på cd-rom

multimedieværksted

tekstbehandling.

Fremtiden vil bringe endnu flere nye medier. Det er aktiviteter hvor brugerne opholder sig på biblioteket i lang tid ad gangen, og det vil være en fordel hvis disse tilbud findes i områder af biblioteket, der kan holdes længere åbent end det øvrige bibliotek.

Bibliotekets magasinbestand består i dag af attraktive og væsentlige bøger og tidsskrifter, som der skal være fri adgang til for publikum.

Småbørnshjørnet er meget lille, klemt inde mellem området for større børn og musikafdelingen. Der er stigende besøg fra forældre med småbørn.

Børneinstitutionerne besøger ofte biblioteket, og en institution kan sagtens udfylde hele småbørnshjørnet.

Voksenudlånet, musikafdelingen, børnebiblioteket, læsesalen, administrationen og ekspeditionen nedlægges, og der oprettes fire hovedområder:

et vidensområde, der omfatter faglitteratur for unge og voksne samt områdets referencefunktion

et oplevelsesområde, der omfatter skønlitteratur for voksne, musik samt områdets referencefunktion

et børneområde, der omfatter materialer for mindre børn, skønlitteratur for større børn og et multimedieværksted.

et administrations- og informationsområde, der omfatter en information, den nuværende administration, omstillingen, betjent- og rengøring, aflevering, hjemkaldelser, erstatninger samt en café.

Der bliver et betjeningssted mindre. Denne og anden personalebesparelse anvendes til at opbygge en uddannelses- og udviklingsgruppe, der skal servicere og uddanne både områdernes personale og brugerne.

Tættes ved indgangen placeres: internet, multimedieværksted, aviser, tidsskrifter, udstilling og café. Denne del kan adskilles fra det øvrige bibliotek og holdes åbent med en minimumsbemanding udenfor den nuværende åbningstid

Udlån og påpladssætning af materialer foregår i de enkelte områder, udlån heltovervejende ved selvbetjening.

I de nye områder vil alle personalegrupper komme til at arbejde direkte sammen om publikumsbetjeningen. Alle kontorer placeres så tæt ved publikum som muligt, alle personalegrupper arbejder på fælles kontorer og der er ingen adskilte kontorer til tekniske funktioner.

Stueetagen i den gamle bygning inddrages til publikumsarealer. De tilhørende kontorerne flyttes ud til publikumsområderne og administration, edb og udvikling flyttes til 1.sal over børnebiblioteket.

Kontorerne indrettes med fælles pc’ere og et minimum af faste arbejdspladser, således at kontorarealet kan nedskæres til fordel for publikumslokalerne. Publikumsarealerne forøges herved med omkring 300 m2.

Videnområdet etableres i læsesalen og den tidligere voksenafdeling.

Oplevelsesområdet placeres i musikafdelingen og den tidligere kontorfløj.

Arrangementslokalet flyttes til læsesalen.

I tilknytning til lokalet indrettes magasin og teknikrum. Der etableres nødudgange gennem indgangen til Lokalhistorisk Arkiv.

Børnebiblioteket udvides med 100 m2 fra det tidligere arrangementslokale.

Der bygges et rum til sorteringsanlæg.

Der etableres trapper fra publikumsområderne ned til de underliggende magasiner, så publikum selv kan hente materialer.

Der findes på markedet flere selvbetjeningssystemer til udlånskontrol . De støtter sig alle på et magnetisk sikringssystem, som ikke er særligt effektivt, og ikke kan tilpasses kassettebånd, cd'ere, video og cd-rom.

Biblioteket forhandler derfor i øjeblikket med et amerikansk firma om at blive forsøgssted for udvikling af chips-teknologi til udlån og tyverisikring af biblioteksmaterialer.

Chips-teknologien bygger i princippet på radiosignaler, og har en hel række nye muligheder og ikke de magnetiske systemers ulemper.

Leverandøren vil i givet fald stille chips og apparatur til rådighed.

Til sortering og aflevering af materialer vil biblioteket anskaffe et sorteringsanlæg, der ved hjælp af en industrirobot er istand til at modtage afleverede materialer og sortere dem op på op til 30 specialbyggede bogvogne.

Tilbage til toppen